Согласование
Кто должен проверить документ, какие вопросы есть и можно ли двигаться дальше.
01. Проблема
Договор ходит
между людьми,
но не по процессу
- Менеджер отправляет договор юристу и отдельно объясняет контекст сделки.
- Юрист просит реквизиты, бухгалтерия ждет сумму, руководитель не видит срок.
- Каждый участник хранит свою версию вопроса в чате, письме или личной задаче.
- Лист согласования договора существует отдельно от файла, статуса и следующего действия.
- Сроки согласования договора становятся проблемой только после ручного вопроса руководителя.
02. Процесс согласования договора
Один документ
проходит роли,
вопросы и SLA
| 01. | Договор или документ приходит из email, Telegram, формы, папки или задачи | Вход |
|---|---|---|
| 02. | AI/OCR выделяет контрагента, предмет, сумму, сроки, реквизиты и нестандартные условия | Разбор |
| 03. | Бот задает вопросы по недостающим данным до старта маршрута | Вопросы |
| 04. | В Битрикс24 создается задача как единый рабочий объект для файла, ролей и статуса | Задача |
| 05. | Менеджер, юрист, бухгалтерия, владелец и руководитель получают свои шаги и сроки | Роли |
| 06. | Замечания, версии и вопросы фиксируются в задаче, а не расходятся по разным каналам | История |
| 07. | После согласования договор уходит на подписание, а дальнейший возврат контролируется отдельно | Подпись |
| 08. | Подписанный файл прикладывается к задаче, чтобы маршрут не обрывался после одобрения | Файл |
03. Что уточняет диспетчер
Перед маршрутом
нужно убрать
неизвестность
- Контрагент, реквизиты и владелец договора;
- Сумма, валюта, НДС, условия оплаты и закрывающие документы;
- Срок действия, дата начала, дата подписания и SLA согласования;
- Связанная сделка, проект, поставка или клиентская задача;
- Нестандартные условия для юриста, бухгалтера или руководителя;
- Вопросы и недостающие данные, которые подтверждает человек.
04. Битрикс24
Bitrix24 остается
route/task системой
для команды
document relay не называется отдельной системой согласования и не подменяет СЭД. Он работает как бот-диспетчер: создает и обновляет задачи, задает вопросы, двигает статусы, напоминает и прикладывает файлы.
- Менеджер видит, какие данные нужны до отправки юристу;
- Юрист получает договор с контекстом, версией и историей вопросов;
- Бухгалтерия видит суммы, реквизиты, оплату и связанные закрывающие;
- Руководитель видит просроченные шаги, владельца действия и точку вмешательства.
05. Согласование vs контроль
Одобрение
и контроль
решают разные боли
Контроль
Где договор после одобрения, кто отправляет на подпись и вернулся ли подписанный файл.
Document relay
Создает и обновляет задачи вокруг маршрута, но решения оставляет ответственным людям.
Полный СЭД
Нужен, если требуется корпоративный архив, сложные регламенты и юридически значимый контур вне Bitrix24.
06. Внедрение
Сначала карта
согласования,
потом автоматизация
| 01. | Описываем текущие роли, типы договоров, вопросы и точки задержки | Аудит |
|---|---|---|
| 02. | Собираем правила маршрута, SLA, обязательные поля и границы ручного решения | Правила |
| 03. | Проверяем прототип на реальных договорах, версиях, замечаниях и возвратах | Пилот |
| 04. | Запускаем задачи, статусы, уведомления и связь с контролем подписания внутри Битрикс24 | Запуск |
07. FAQ
Частые вопросы
про согласование
Это система согласования документов?
По поисковому смыслу да, но продуктовая роль уже: Bitrix24 хранит маршрут и задачи, а document relay управляет ботом, каналами и автоматизацией вокруг них.
Кто утверждает договор?
Правила ролей задаются на внедрении: менеджер, юрист, бухгалтерия, руководитель, владелец процесса или контрагент.
Что происходит с неполными данными?
Бот задает уточняющие вопросы до старта маршрута или фиксирует, кто должен подтвердить спорное поле.
Как это связано с контролем договоров?
Согласование доводит документ до одобрения. Контроль отвечает за сроки, отправку, подписание, возврат файла и закрытие следующего шага.
Это юридическая проверка?
Нет. document relay готовит контекст, маршрут и контроль. Юридические выводы, риски и финальные решения остаются за ответственными специалистами.
08. Демо
Соберем маршрут
вашего договора
в Bitrix24
Разберем роли, вопросы, SLA, статус подписания и связь с контролем договоров на вашем типовом документе.