Руководитель продаж
Видит договоры, которые мешают закрыть сделку, получить подпись или выставить счет.
01. Проблема
Договор вроде
в работе,
но следующий шаг
никто не видит
- Менеджер отправил договор, но не создал задачу на контроль подписания.
- Юрист закончил проверку, но руководитель не видит, кто должен отправить файл клиенту.
- Контрагент не вернул подписанный экземпляр, а напоминание осталось в чате или голове менеджера.
- Контроль сроков договоров начинается только после вопроса руководителя или клиента.
- Закрывающие, отгрузка, оплата или старт проекта ждут договор, который формально уже согласован.
02. Система контроля договоров
Контроль исполнения
договора строится
вокруг задачи
| 01. | Договор приходит из email, Telegram, формы, папки или появляется после согласования | Канал |
|---|---|---|
| 02. | AI/OCR распознает контрагента, номер, дату, сумму, срок и признаки подписи | Разбор |
| 03. | Бот создает или обновляет задачу Битрикс24 с файлом, владельцем, SLA и комментарием | Задача |
| 04. | Ответственный видит следующий шаг: проверить, отправить, подписать, напомнить или закрыть | Владелец |
| 05. | Бот напоминает владельцу, клиенту или контрагенту, если срок подписания просрочен | Срок |
| 06. | Подписанный файл возвращается в задачу, а руководитель видит зависшие договоры без ручного сбора статусов | Возврат |
03. Что контролируется
Контроль начинается
с конкретного
следующего действия
- Где договор застрял: проверка, отправка, подписание, возврат или закрытие;
- Кто владеет следующим действием, а не абстрактным договором;
- Когда истекает SLA по проверке, отправке или подписанию;
- Есть ли подписанный файл, печать, комментарий и актуальная версия в задаче;
- Кому бот должен напомнить: менеджеру, владельцу, клиенту или контрагенту;
- Какие договоры мешают деньгам, отгрузке, оплате или старту проекта.
04. Битрикс24
Bitrix24 хранит
историю, файл,
владельца и статус
document relay не становится реестром договоров и не переносит процесс из Bitrix24. Он работает как бот-диспетчер вокруг уже выбранной системы: создает или обновляет задачу, двигает статус, задает уточняющий вопрос, отправляет напоминание и прикладывает возвращенный файл.
- Список, история, задачи и комментарии остаются в Bitrix24;
- document relay управляет каналами, правилами AI/OCR, ботами, ошибками и автоматизациями;
- Юрист, бухгалтер или руководитель принимает решение там, где нужна экспертиза;
- Подписанный экземпляр прикладывается к задаче вместе со статусом возврата.
05. Для кого
Для тех,
кто отвечает
за результат
Операционный директор
Понимает, где процесс зависает системно: у менеджера, юриста, клиента или на возврате файла.
Юридический отдел
Отделяет правовую проверку от ожидания контрагента, подписи или недостающих данных.
Бухгалтерия
Контролирует связь договора, счета, акта, УПД и закрывающего документа.
06. Внедрение
Пилот начинается
с карты просрочек
и владельцев
| 01. | Выбираем 2-3 типа договоров и фиксируем, где обычно теряется следующий шаг | Карта |
|---|---|---|
| 02. | Фиксируем статусы Bitrix24, владельцев, сроки и правила эскалации | Роли |
| 03. | Настраиваем бота: принять файл, распознать поля, создать задачу, спросить недостающее | Бот |
| 04. | Проверяем контроль подписания и возврат подписанных файлов на пилотных договорах | Пилот |
07. FAQ
Частые вопросы
про контроль
Чем контроль отличается от согласования?
Согласование отвечает за проверку и одобрение. Контроль договоров показывает следующий шаг, просрочку, владельца и возврат подписанного файла.
Можно ли контролировать подписание и возврат файла?
Да. Бот фиксирует отправку, напоминает о возврате, принимает подписанный файл из канала и прикладывает его к задаче Bitrix24.
Это работает с текущим Битрикс24?
Пилот начинается с аудита текущих задач, статусов и прав. Мы не меняем CRM на новый реестр, а настраиваем диспетчера вокруг существующего процесса.
Что происходит, если данных не хватает?
Задача получает статус уточнения. Бот задает вопрос владельцу или отправителю, а спорные поля остаются на ручное подтверждение.
Заменяет ли это юридическую проверку?
Нет. Юрист по-прежнему проверяет условия и риски. document relay контролирует маршрут, срок, владельца, напоминания и файлы.
08. Демо
Покажем,
где договоры
теряют сроки
Разберем ваши статусы после согласования, возврат подписанных файлов и контроль исполнения договоров в Bitrix24.