Финансы и бухгалтерия
Видят, где нет подписанного акта, УПД или подтверждения от клиента.
01. Проблема
Оплата и закрытие
зависят от файлов,
которые легко потерять
- Счет приходит в почту менеджеру, а акт выполненных работ отправляют в Telegram.
- УПД лежит в переписке без связи с клиентом, договором, поставкой или задачей.
- Бухгалтерия ждет закрывающий документ, но не видит владельца процесса.
- Клиент не возвращает подписанный акт, а напоминание остается ручным.
- Без закрывающих документов задерживаются оплата, отгрузка, закрытие периода или старт следующего этапа.
02. Маршрут
Закрывающий
документ получает
рабочий маршрут
| 01. | Счет, акт, УПД или связанный файл приходит из почты, Telegram, формы сайта или ручной загрузки | Вход |
|---|---|---|
| 02. | AI/OCR определяет тип документа, контрагента, номер, дату, сумму, НДС и признаки подписи | Разбор |
| 03. | Бот проверяет дубликаты, пропуски и сомнительные значения, затем задает уточняющий вопрос | Уточнение |
| 04. | В Битрикс24 создается или обновляется задача с файлом, владельцем, статусом и дедлайном | Задача |
| 05. | Когда задача доходит до нужного этапа, бот отправляет документ на подпись или напоминает о возврате | Подпись |
| 06. | Подписанный файл принимается из канала и прикладывается обратно к задаче Битрикс24 | Закрытие |
03. Проверки
Учет закрывающих
начинается
с понятных полей
- Тип документа: счет, акт, УПД, накладная или связанный файл;
- Контрагент, ИНН, КПП и связь с клиентом или поставщиком;
- Сумма, НДС, валюта, дата и номер документа;
- Подпись, печать, статус возврата и ответственный владелец;
- Дубликаты, новые версии и недостающие поля для ручного подтверждения;
- Дедлайн, следующий шаг и риск задержки оплаты или закрытия.
04. Границы
document relay не ведет
бухгалтерию
вместо ваших систем
Бухгалтерский учет, ЭДО, акцепт и финальная проверка остаются в ваших правилах. document relay нужен, чтобы закрывающие документы не терялись на входе и получали задачу, владельца, статус и контроль возврата в Bitrix24.
- Не является заменой 1С, Диадоку, СБИС или бухгалтерской экспертизе;
- Может передавать документы дальше в учетный или ЭДО-контур, если это согласовано отдельно;
- Спорные суммы, НДС, реквизиты и расхождения остаются на подтверждение человеком;
- Bitrix24 хранит задачу, ответственного, файл, комментарии и статус закрытия.
05. Для кого
Сценарий для
платежей, поставок
и закрытия периода
Продажи и аккаунты
Получают задачу на возврат документа, а не ищут файл в переписке.
Логистика и опт
Связывают документы поставки, счет, акт и оплату с владельцем процесса.
B2B-услуги
Контролируют акты, договоры и закрытие этапов, которые влияют на платеж.
06. Пилот
Начинаем
с реальных файлов
и правил маршрута
| 01. | Собираем примеры счетов, актов, УПД и писем, где сейчас теряется статус | Аудит |
|---|---|---|
| 02. | Фиксируем роли: менеджер, бухгалтерия, руководитель, поставщик или клиент | Роли |
| 03. | Настраиваем поля, статусы, дедлайны, напоминания и правила подтверждения | Пилот |
| 04. | Проверяем поток на документах, где есть риск задержки оплаты или закрытия | Запуск |
07. FAQ
Частые вопросы
про закрывающие
Что считается закрывающим документом?
Обычно это счет, акт, УПД, накладная или связанный файл, который подтверждает услугу, поставку, оплату или этап работ.
Что если документ пришел без подписи?
Задача получает статус ожидания или уточнения. Бот может напомнить владельцу или контрагенту о подписанном возврате.
Как обрабатываются дубликаты?
Дубликат или новая версия помечаются для проверки. Человек подтверждает, какой файл должен остаться рабочим.
Как это связано с Битрикс24 и учетом?
Bitrix24 остается рабочей задачей и статусом. Передача в учетные или ЭДО-системы обсуждается отдельно на проекте.
Когда это не нужно?
Если закрывающие уже полностью проходят через ЭДО без потерь в почте, чатах и ручных напоминаниях, отдельный бот может быть лишним.
08. Демо
Разберем поток
счетов, актов
и УПД
Покажем, как закрывающий документ может получить статус, владельца и следующий шаг без ручной переписки.