Бухгалтерские компании
Клиенты присылают первичку в разные каналы, а команде нужен контроль полноты и владельца.
01. Проблема
Первичка приходит
раньше процесса
и часто без контекста
- Счет, акт или УПД прилетает в почту без понятного владельца и следующего шага.
- Накладная или спецификация остается файлом в Telegram, пока ее не переложат вручную.
- Договор и приложение не связываются с задачей, клиентом, поставкой или проектом в Битрикс24.
- Реквизиты, сумма, дата и номер документа перепечатываются перед передачей бухгалтерии.
- Обычный OCR дает текст, но не решает маршрут, статус, дубли и ответственность.
02. Обработка
Сначала тип
и поля, потом
маршрут в работу
| 01. | Первичный документ приходит из почты, Telegram, формы сайта или ручной загрузки | Вход |
|---|---|---|
| 02. | Бот отделяет полезный документ от пересылок, дублей и вложений без действия | Фильтр |
| 03. | AI/OCR извлекает тип, контрагента, ИНН, дату, номер, сумму, НДС и признаки подписи | Поля |
| 04. | Неуверенные значения, дубли и недостающие поля уходят человеку на подтверждение | Проверка |
| 05. | В Битрикс24 создается задача с файлом, контекстом, владельцем, дедлайном и статусом | Задача |
| 06. | Документ передается бухгалтерии, менеджеру или владельцу процесса по согласованному правилу | Маршрут |
03. Поля и границы
Проверка и обработка
первичных документов
шире, чем OCR
- Счет, акт, УПД, накладная, договор, приложение или спецификация;
- Контрагент, ИНН, КПП, сумма, НДС, дата и номер;
- Связь с клиентом, договором, поставкой, сделкой или проектом;
- Качество файла, дубликаты, новая версия и неполные данные;
- Поля, которые должны подтвердить бухгалтер, менеджер или владелец процесса;
- Граница передачи в учетную систему, ЭДО или ручную проверку.
04. Границы
document relay не делает
бухгалтерию
вместо команды
Это не OCR-утилита, не учетная система и не автоматическая бухгалтерия. document relay подготавливает первичные документы к маршруту в Bitrix24: распознает поля, показывает сомнения, создает задачу и передает владельцу.
- 1С, Диадок, СБИС и учетные правила остаются отдельным контуром;
- Передача данных в учетную систему проектируется отдельно, если нужна в пилоте;
- Спорные реквизиты, суммы, НДС и связь с договором подтверждает человек;
- Bitrix24 хранит задачу, файл, владельца, статус и историю обработки.
05. Для кого
Первичка разная,
но маршрут
должен быть один
Финансы внутри компании
Счета, акты и УПД получают статус до того, как попадут на ручную проверку.
Операционные команды
Накладные, спецификации и договоры связываются с поставкой, заказом или проектом.
B2B-продажи и сервис
Документ влияет на оплату, старт работ, закрытие этапа или возврат подписанного файла.
06. Пилот
Начинаем
с примеров файлов
и правил маршрута
| 01. | Собираем реальные счета, акты, УПД, накладные, договоры и спецификации | Аудит |
|---|---|---|
| 02. | Определяем поля, статусы и ручные подтверждения, которые нужны до передачи дальше | Схема |
| 03. | Настраиваем классификацию, поиск дублей и правила создания задач в Битрикс24 | Пилот |
| 04. | Отдельно согласуем учетные и ЭДО-интеграции, если они нужны в рабочем контуре | Граница |
07. FAQ
Частые вопросы
про первичку
Чем обработка первички отличается от OCR?
OCR помогает получить текст. Обработка первичных документов добавляет тип, поля, владельца, статус, дубли и маршрут в Битрикс24.
Какие документы можно взять в пилот?
Обычно смотрим счета, акты, УПД, накладные, договоры и спецификации, но финальный набор фиксируется после аудита.
Будут ли данные сразу попадать в 1С?
Не по умолчанию. Интеграция с учетной системой проектируется отдельно и не отменяет ручную бухгалтерскую проверку.
Что делать с неуверенными полями?
Они отмечаются в задаче и отправляются ответственному человеку на подтверждение перед дальнейшей обработкой.
Когда сценарий не нужен?
Если первичка уже приходит в один контролируемый контур без дублей, ручных переносов и потерь в каналах, отдельный бот может быть лишним.
08. Демо
Проверим
первичные документы
на вашем потоке
Покажем, какие поля и маршруты нужны до передачи документа бухгалтерии, менеджеру или владельцу процесса.