Первичные документы
Счета, акты, УПД и накладные получают поля, статус и владельца до ручной проверки.
01. Проблема
Файл есть.
Данных для работы
еще нет.
- Договор, счет или акт нужно открыть, прочитать и вручную перенести ключевые поля.
- Контрагент, ИНН, сумма и срок оплаты нужны в задаче, а не только в исходном файле.
- Нестандартные условия остаются в тексте, пока их не заметит ответственный человек.
- Плохое качество файла приводит к спорным значениям и повторным вопросам.
- Битрикс24 получает вложение без структуры, поэтому процесс снова держится на ручном разборе.
02. Сервис распознавания документов
OCR читает.
AI структурирует.
Человек подтверждает.
| 01. | Документ приходит как вложение из email, Telegram, формы сайта или ручной загрузки | Канал |
|---|---|---|
| 02. | OCR извлекает текст из изображения, скана или плохо структурированного файла | OCR |
| 03. | AI выделяет тип документа, поля, условия, даты и признаки подписи | AI |
| 04. | Неуверенные значения, дубли и пропуски отправляются человеку на подтверждение | Проверка |
| 05. | Бот задает уточняющий вопрос, если данных не хватает для маршрута | Вопрос |
| 06. | В Битрикс24 создается задача с файлом, контекстом, статусом и извлеченными полями | Задача |
03. Какие поля извлекаются
Данные нужны
не для отчета,
а для маршрута
- Контрагент, ИНН, КПП и реквизиты;
- Сумма, НДС, валюта и условия оплаты;
- Дата, номер документа, срок действия и дедлайн;
- Предмет договора, основание счета или связь с поставкой;
- Наличие подписи, печати, приложений и возвращенного файла;
- Недостающие данные, сомнения и поля для подтверждения.
04. Ограничения
Распознавание
помогает процессу,
но не отменяет проверку
Качество результата зависит от источника, структуры документа, правил извлечения и бизнес-контекста. Поэтому document relay показывает сомнения, просит подтвердить спорные поля и не прячет ручные решения.
- Плохое качество файла, таблицы, печати и редкие форматы требуют проверки;
- Юридические, бухгалтерские и коммерческие решения остаются за ответственными людьми;
- AI/OCR не нужен сам по себе, если документ не должен запускать задачу или статус;
- Для чувствительных данных правила доступа и хранения обсуждаются до пилота.
05. Где полезно
Для потоков,
где ручной разбор
съедает время
Закрывающие
Подпись, сумма, контрагент и возврат файла попадают в задачу для контроля закрытия.
Входящие
Документ из почты, Telegram или формы классифицируется до передачи ответственному.
Договоры
Контрагент, срок, сумма и нестандартные условия становятся видимыми перед согласованием.
06. Пилот
Сначала проверяем
реальные файлы,
потом автоматизируем
| 01. | Собираем типовые документы и оцениваем качество источников | Аудит |
|---|---|---|
| 02. | Определяем поля, которые нужны для задач, статусов и маршрутов в Битрикс24 | Схема |
| 03. | Настраиваем вопросы и правила подтверждения спорных данных | Правила |
| 04. | Проверяем пользу на ограниченном потоке: сколько ручных переносов и уточнений убирается | Пилот |
07. FAQ
Частые вопросы
про AI/OCR
AI/OCR работает без проверки человеком?
Нет. Спорные значения, плохое качество файла и важные решения должны подтверждаться ответственным человеком.
Что влияет на качество разбора?
Формат, качество источника, структура документа, язык, таблицы и правила извлечения, заданные на внедрении.
Это сервис для распознавания файлов?
Нет. Цель не в получении текста, а в том, чтобы документ получил задачу, владельца, статус и следующий шаг в Битрикс24.
Что происходит с неуверенными полями?
Они отмечаются для проверки, а задача может содержать вопрос или статус ожидания подтверждения.
Как это связано с безопасностью?
До пилота согласуются каналы, доступы, хранение файлов, журналы ошибок и границы передачи данных в AI/OCR.
08. Демо
Проверим разбор
на ваших файлах
Возьмем несколько типовых документов и покажем, какие поля нужны для задачи, владельца и статуса в Битрикс24.