Почта
Письма и вложения превращаются в задачи, если документ требует действия.
01. Проблема
Входящих много.
Единого входа
нет.
- Договор пришел на почту одному менеджеру, а счет отправили в Telegram другому.
- Форма сайта создала заявку, но файл живет отдельно от задачи и клиента.
- Акт, УПД или спецификация лежит в загрузках без владельца и срока.
- Команда вручную решает, что это за документ и кому его передать.
- Битрикс24 получает задачу только после копирования данных человеком.
02. Прием и обработка входящих документов
Канал сначала
проходит через
бота-диспетчера
| 01. | Документ приходит из согласованного канала: почта, Telegram, форма сайта или ручная загрузка | Канал |
|---|---|---|
| 02. | Бот определяет тип: договор, счет, акт, УПД, заявка, спецификация или приложение | Класс |
| 03. | AI/OCR извлекает ключевые поля и отмечает спорные значения | Разбор |
| 04. | Дубликаты, недостающие данные и непонятные файлы уходят на подтверждение | Контроль |
| 05. | В Битрикс24 создается или обновляется задача с файлом, контекстом, владельцем и дедлайном | Задача |
| 06. | Документ идет дальше: согласование, контроль договора, оплата, подписание или закрытие | Процесс |
03. Что проверяется на входе
Сначала понять,
что пришло
и куда это вести
- Канал, отправитель, связанный клиент и источник файла;
- Тип документа и целевой процесс в Битрикс24;
- Контрагент, сумма, сроки, реквизиты и признаки подписи;
- Связь с договором, счетом, актом, УПД, заявкой или спецификацией;
- Повтор файла, новая версия или недостающие данные;
- Поля, которые нужно уточнить у менеджера, бухгалтера или владельца процесса.
04. Каналы
Один порядок
для разных
входящих каналов
Telegram
Файлы и сообщения проходят аудит канала, классификацию и правила маршрута.
Telegram + email
Два частых входа можно привести к одному процессу задач в Битрикс24.
Формы и файлы
Заявка, договор, счет или акт получает владельца, а не остается вложением без статуса.
05. Fit / non-fit
Подходит,
когда канал
влияет на срок
Страница про порядок обработки входящих документов, а не про офисную теорию регистрации. Сценарий полезен, когда входящий файл запускает деньги, поставку, проект, подписание или закрытие.
- Подходит: 30-500 входящих документов в месяц, несколько каналов, Bitrix24 как рабочая система;
- Подходит: договоры, счета, акты, УПД, заявки и спецификации теряются между менеджерами;
- Не подходит: один канал уже чисто попадает в ЭДО/СЭД без ручных потерь;
- Не подходит: задача сводится к хранению файлов без статуса, владельца и следующего действия.
06. Типы документов
Входящий документ
сразу ведет
к нужной странице
07. FAQ
Частые вопросы
про входящие
Какие каналы можно подключить?
Первый набор каналов фиксируется на аудите. Обычно рассматриваются почта, Telegram, формы сайта и ручные загрузки.
Что происходит с непонятным файлом?
Задача получает статус уточнения или вопрос ответственному человеку, а не уходит в автоматический маршрут вслепую.
Как обрабатываются дубликаты?
Правила дубликатов проектируются отдельно: новая версия, повторная отправка и связанный документ могут обрабатываться по-разному.
Когда создается задача в Битрикс24?
После классификации и минимального набора данных, который нужен вашей команде для следующего действия.
08. Демо
Разберем ваш
входящий поток
Покажем, какие каналы и типы документов стоит брать в первый пилот, а какие оставить на следующий этап.