Это настройка почтового ящика в Битрикс24?
Нет. Речь о документных письмах и вложениях, которые нужно превратить в задачи, статусы и контроль.
01. Проблема
Почта хранит
документы,
но не ведет процесс
- Счет, акт, УПД или договор приходит в личный ящик менеджера.
- Вложение не связано с клиентом, сделкой, поставкой или задачей в Битрикс24.
- Менеджер вручную переносит данные, выбирает ответственного и ставит срок.
- Подписанный возврат может прийти в другую ветку письма и потеряться.
- Руководитель видит почтовый шум, но не видит статус документа.
02. Почта как вход документов
Письмо
становится
рабочей задачей
| 01. | Письмо с вложением приходит в согласованный ящик или пересылается боту | |
|---|---|---|
| 02. | Бот отделяет документ от подписи, цепочки писем и нерелевантных вложений | Фильтр |
| 03. | AI/OCR определяет тип документа, контрагента, сумму, срок и признаки подписи | Разбор |
| 04. | Если данных не хватает, бот задает вопрос отправителю или владельцу процесса | Вопрос |
| 05. | В Битрикс24 создается или обновляется задача с письмом, файлом, статусом и дедлайном | Задача |
| 06. | Бот напоминает о подписании, принимает ответное письмо и прикладывает файл обратно к задаче | Возврат |
03. Что попадает в задачу
Не просто письмо,
а документ
со статусом
- Исходное письмо, отправитель, тема, дата и вложение;
- Тип документа: договор, счет, акт, УПД, заявка или спецификация;
- Контрагент, ИНН, сумма, НДС, номер, срок и признаки подписи;
- Связь с клиентом, сделкой, задачей, проектом или поставкой;
- Ответственный владелец, SLA, статус и следующий шаг;
- Комментарии, недостающие данные и ошибки обработки.
04. Границы
Это не замена
штатной почте
Битрикс24
Нативная почта Битрикс24 отвечает за ящики, письма и коммуникации. document relay добавляет документный слой: вложение распознается, получает владельца, задачу, статус, напоминание и контроль возврата.
- Обычная настройка почты и права доступа остаются частью вашего Битрикс24;
- На пилоте выбираются конкретные ящики, типы писем и документы, которые требуют действий;
- Спорные вложения, дубли и неполные данные отправляются человеку на подтверждение;
- Для Telegram и смешанного входа есть отдельный сценарий: Telegram + email.
05. FAQ
Частые вопросы
про email
Какие письма попадают в обработку?
На аудите выбираются ящики, отправители, темы и типы вложений, которые должны запускать документный маршрут.
Что происходит с ответным письмом?
Если оно относится к маршруту, бот может принять подписанный или исправленный файл и приложить его к задаче.
Можно ли связать письмо с входящими документами?
Да. Email-страница является частью общего входящего потока вместе с Telegram, формами и ручными файлами.
06. Демо
Разберем
документные письма
в вашей почте
Покажем, какие письма и вложения стоит брать в первый пилот, а какие оставить в обычной переписке.